3 ძირითადი ნაბიჯი წარმატებული სკანირების პროექტისთვის

ყოველ კვირას ვესაუბრებით კომპანიებს, რომელთაც სურთ დოკუმენტების ციფრულ ფორმატში გადაყვანა. კომპანიათა ნაწილს განადგურების რისკისგან დასაზღვევად ორიგინალი დოკუმენტის ელექტრონული ფორმატის რეზერვად შენახვა სურს, ნაწილს კი ამ დოკუმენტების ელექტრონული ასლების შექმნა, რაც საჭიროების შემთხვევაში მათზე სწრაფ წვდომას განაპირობებს. როგორი მიზანიც არ უნდა ჰქონდეს დოკუმენტის სკანირებას, დოკუმენტაციის სკანირების წარმატებული პროექტისთვის  საჭიროა შემდეგი საფეხურების გავლა:


ორი ყველაზე გავრცელებული გზა დასკანერებული დოკუმენტების შესანახად, დასახარისხებლად და სწრაფი მოძიებისთვის არის ელ. საქაღალდის სტრუქტურის გამოყენება ან კომპიუტერული პროგრამა ECM (Enterprise Content Management)

ელექტრონული საქაღალდე - თქვენს სერვერზე ან პერსონალურ კომპიუტერში ქმნით სხვდასხვა საქაღალდეს სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებისთვის. მაგალითად,  შექმნილ საქაღალდეში იქმნება ახალი საქაღალდეები სხავდასხვა პერიოდის დოკუმენტისთვის, რასაც სურვილისამებრ რაიმე ლოგიკურ დასახელებას ანიჭებთ, მაგ: „ელექტროენერგიის ინვოისი 12 მარტი, 2012“ ან „2012 წლის ტრანზაქცია“.  თუმცა ელ. საქაღალდე მხოლოდ მცირე რაოდენობის დოკუმენტაციის შენახვის შემთხვევაში არის გამოსადეგი, დიდი რაოდენობის დოკუმენტების დროს რთულდება მათი მართვა.

კომპიუტერული პროგრამა ECM - სპეციალური პროგრამაა, რომელიც დასკანერებული დოკუმენტების შენახვის საშუალებას იძლევა და რომლის დახმარებით შესაძლებელია მათი ადვილად და სწრაფად მოძიება. ხშირად შესაძლებელია დოკუმენტზე გარკვეული მონაცემის მონიშვნა, რომ უფრო ადვილი გახდეს მისი პროგრამაში მოძებნა. მაგალითად: ინვოისის შემთხვევაში შესაძლებელია თარიღის, ინვოისის ნომრის, ვალუტის ან რაოდენობის მონიშვნა და ამ მონაცემებით  დოკუმენტის მოძიება. პროგრამას ასევე აქვს აუდიტის და სისტემური წვდომის მახასიათებლები. პროგრამა შედარებით ძვირია, მაგრამ აუცილებელი თუ დიდი რაოდენობის დასკანერებული დოკუმენტების მართვა გიწევთ. ECM-ის მაგალითებია: M-FilesMicrosoft Sharepoint, და Alfresco.


Scanning Operator

დოკუმენტაციის დასკანერების პროცესზე წიგნის დაწერაა შესაძლებელი, თუმცა მთავარია გვახსოვდეს რომ არსებობს ორი ასპექტი ყოველი სკანირების პროექტში, ესენია:  თანამშრომლები და ხელსაწყოები.

ტექნოლოგიები დიდ როლს თამაშობს  სკანირების პროექტში, მაგრამ ადამიანური რესურსი მაინც ერთ-ერთ მთავარ ასპექტად რჩება: სკანირების ძირითადი სამუშაოები სრულდება ადამიანების მიერ. დაფიქრდით თუ ვინ უნდა დაასკანეროს დოკუმენტები. თქვენი ამჟამინდელი თანამშრომლების სკანირების პროექტში ჩართვა შესაძლებელია მათი დემოტივაციის მიზეზი გახდეს, რადგან მსგავსი პროექტები შეიძლება მონოტონური და ერთფეროვანი იყოს. საჭიროა კონკრეტული ტიპის ადამიანი ამ პროექტის სრულყოფისთვის. სტანდარტული სკანირების პროექტის დროს საჭიროა:

  • დოკუმენტების სწორად დახარისხება და კლასიფიცირება
  • აკინძული ქაღალდების განცალკევება
  • თითოეული გვერდის დასკანერება
  • ხარისხის კონტროლი
  • მონაცემების შეყვანა დოკუმენტების მიხედვით

დარწმუნდით რომ საქმეში ჩართულები არიან დეტალებზე ორიენტირებული ადამიანები, რომელთაც შეუძლიათ აკეთონ მონოტონური საქმე დიდი ხნის მანძილზე კონცენტრაციის დაკარგვის გარეშე. 

ხელსაწყოები: საჭიროა თანამშრომლებს ჰქონდეთ სწორად შერჩეული ხელსაწყო/დანადგარები. გასაოცარია, მაგრამ უმეტეს სკანირების პროექტში ყველაზე მნიშვნელოვანი სულაც არ არის მაღალსიჩქარიანი სკანერები, მთავარი მაინც ის თანამშრომლები არიან, რომლებიც ამ საქმეს აკეთებენ.  შეიძლება საკმარისი იყოს სკანერი, რომელიც წუთში 30 გვერდს ასკანერებს. დარწმუნდით რომ გაქვთ საუკეთესო პროგრამა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ  რედაქტირება გაუკეთოთ დასკანერებულ დოკუმენტებს და შეიყვანოთ მათი მონაცემები მარტივად. ზოგიერთ პროგრამას აქვს OCR შესაძლებლობები, რომლის საშუალებითაც ავტომატურად ხდება დოკუმენტის მონაცემების პროგრამის მიერ ამოცნობა და შეყვანა. მაგრამ OCR ქართული ენისთვის ჯერჯერობით არ არის ოპტიმიზებული, ამ ეტაპზე შემდეგი პროგრამები შეიძლება იყოს გამოსადეგი, ესენია SimpleIndex და Chronoscan.


Scanning Operator

დასკანერებული დოკუმენტების მოწესრიგების გზების პოვნა და იმის გარკვევა, თუ როგორ უნდა დავასკანეროთ, არის პროექტის მხოლოდ ერთი ნაწილი. როგორ გებულობთ რომ ყველა დოკუმენტი სწორად არის დასკანერებული და მონაცემები ზუსტადაა შეყვანილი? არასწორად შეყვანილი მონაცემების გამო შეიძლება დოკუმენტი სამუდამოდ დაიკარგოს. მთავარია ხარისხის კონტროლის წარმართვა სკანირების პროცესისას, რაც უზრუნველყოფს დასკანერებული დოკუმენტების და შეყვანილი მონაცემების სიზუსტეს.  თქვენი რისკების  და ფინანსური მდგომარეობის გათვალისწინებით შეგიძლიათ დანერგოთ პროცესი, რომლის მეშვეობითაც შემოწმდება ყოველი დოკუმენტი ან გამოიყენოთ შერჩევადი პროცესი, რაც გულისხმობს შემთხვევით შერჩეული დოკუმენტის შემოწმებას. როდესაც გეგმავთ სკანირების პროცესს გაითვალისწინეთ, რომ უნდა არსებობდეს სტიმული თანამშრომელთა მიერ შეცდომების საპოვნელად. ასევე მთავარია, ხარისხის კონტროლი უნდა სრულდებოდეს სხვა თანამშრომლის მიერ, და არა უშუალოდ სკანირების პროცესში ჩართული პირების მიერ. 


Scanning Operator

სკანირების პროექტი უფრო რთული პროცესია, ვიდრე ეს ერთი შეხედვით შეიძლება ჩანდეს.  თუ დახმარება დაგჭირდათ, დაგვიკავშირდით. დასტამ უკვე დაასკანერა მილიონ გვერდზე მეტი და ერთადერთი კომპანიაა საქართველოში, რომელიც სკანირების სერვისის აუთსორსინგს გთავაზობთ. მოხარულები ვიქნებით თუ შევძლებთ თქვენს დახმარებას.