კომპანიებს მთელს მსოფლიოში იურიდიულად მოეთხოვებათ თავიანთი ბიზნეს აქტივობების ჩანაწერების გაკეთება. დოკუმენტის შენახვის მოთხოვნები განსხვავდება დოკუმენტის ტიპებისა და ბიზნესის სექტორების მიხედვით, თუმცა ერთი რამ, რაც მათ საერთო აქვთ, არის მნიშვნელოვანი ფინანსური ჯარიმები და/ან იურიდიული რისკები შესაბამისი ჩანაწერების არარსებობის შემთხვევაში.
მიუხედავად იმისა, რომ ჩვენ ვხედავთ ქაღალდის გამოყენების მინიმუმამდე დაყვანის და დოკუმენტების მართვის ციფრულ სისტემებზე გადასვლის გლობალურ ტენდენციას, ფიზიკური ფაილების მართვა მრავალი ორგანიზაციისთვის კვლავ რჩება მთავარ გამოწვევად. გაეცანით დოკუმენტების მართვის 2020 წლის 5 მთავარ ტენდენციას:
უსაფრთხოება
ორგანიზაციების მიერ, ყოველდღიურად დამუშავებული ჩანაწერების საკმაოდ დიდი მოცულობის გამო, უსაფრთხოების დაცვა მრავალი ორგანიზაციისთვის გახდა პრიორიტეტული და მტკივნეული წერტილი. ალბათ თქვენც არ გსურთ, რომ მნიშვნელოვანი ჩანაწერები ყველასათვის იყოს ხელმისაწვდომი კომპანიაში, განსაკუთრებით მათზე წვდომის კონტროლის გარეშე.
ალბათ თქვენც არ გსურთ, რომ მნიშვნელოვანი ჩანაწერები ხელმისაწვდომი იყოს ყველასათვის კომპანიაში
მთავარი პროგრამული მხარდაჭერაა
დოკუმენტების მენეჯმენტში პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვა ახალი ტენდენცია არაა, თუმცა 2020 წელს ეს აუცილებლობას წარმოადგენს. დოკუმენტების მოძველებული მეთოდებით აღწერა უკვე გამოუსადეგარი მიდგომაა. ციფრულ პროგრამაზე დაფუძნებული დოკუმენტების მენეჯმენტი ნებისმიერი ბიზნესისთვის მასშტაბების გაზრდის საშუალებას იძლევა .
დოკუმენტების მოძველებული მეთოდებით აღწერა უკვე გამოუსადეგარი მიდგომაა.
ხარჯების კონტროლი
თქვენი ბიზნეს სექტორიდან გამომდინარე, შეიძლება ოფისში საკმაოდ დიდი მოცულობის ფიზიკური დოკუმენტები გქონდეთ დაგროვებული. წლების მანძილზე ეს ფაილები მრავალი კომპანიისთვის შეიძლება ფარული ხარჯების მთავარ მაპროვოცირებლად იქცეს, ვინაიდან ჩანაწერების მართვის ოპერაციების მაღალი ხარისხის შესაბამისი ინფრასტრუქტურა ძვირია. დოკუმენტების მენეჯმენტთან დაკავშირებული სერვისების აუთსორსზე გატანამ მრავალ კომპანიას ხარჯები მნიშვნელოვნად დაუზოგა, რადგან საქმის დელეგირება ინდუსტრიის სპეციალისტებზე მოხდა და განთავისუფლდა ოფისის ღირებული სივრცე.
დოკუმენტების მენეჯმენტთან დაკავშირებული სერვისების აუთსორსზე გატანამ მრავალ კომპანიას ხარჯები მნიშვნელოვნად დაუზოგა
ეფექტურობა
დოკუმენტების მენეჯმენტში ეფექტურობის გაზრდის ერთ – ერთი გზა ოპერაციების ოპტიმიზაციაა ისე, რომ თანამშრომლებს შეეძლოთ სწრაფად და მარტივად მოიძიონ საჭირო ფაილები. ჩატარებულმა კვლევებმა აჩვენა, რომ თანამშრომლები დღეში საშუალოდ 2.5 საათს ხარჯავენ დოკუმენტების ძებნაში, რაც კვირაში ერთ სამუშაო დღეზე მეტს შეადგენს.
ჩატარებულმა კვლევებმა აჩვენა, რომ თანამშრომლები დღეში საშუალოდ 2.5 საათს ხარჯავენ დოკუმენტების ძებნაში, რაც კვირაში ერთ სამუშაო დღეზე მეტს შეადგენს.
მასშტაბურობა
დარწმუნებული ხართ, რომ თქვენი ამჟამინდელი დოკუმენტების მართვის სისტემა ბიზნესთან ერთად იზრდება? მოძველებულ სისტემებსა და მეთოდებს შეუძლია მნიშვნელოვნად შეაფერხოს თქვენი კომპანიის წინსვლა.
